LINEのビジネス利用はやばい?やめた方が良い? LINEのメリット・デメリットやリスク・危険について

組織論

無料通信アプリ「LINE」は、日本国内における月間アクティブユーザー数が8,600万人(※1)を超え、若い世代だけでなく広く普及しています。

今の時代、電話やメールよりもLINEで連絡を取るのが当たり前だと感じている人は多いのではないでしょうか。

政府をはじめ全国では公式アカウントを開設している自治体も多く、行政インフラとして使われる機会も増えてきています。

そんな中、2021年3月、日本のサーバにあるLINEユーザーの個人情報に中国の関連企業がアクセスできる状態になっていた、との報道があったのは記憶に新しいところです。

総務省は4月にLINE社に対して行政指導を行ったことを発表しましたが、日本の情報管理は民間企業に任せられているのが現状で、セキュリティの甘さが指摘されています。

専門家からは、安全保障上のリスクも懸念されています。

この記事では、LINEをビジネス利用するメリットとデメリットや危険性について解説します。

(※1)LINE Business Guideより

LINEの日本国内における月間アクティブユーザー 8,600万人(人口の約7割)

https://www.linebiz.com/sites/default/files/media/jp/download/LINE%20Business%20Guide_202101-06.pdf

そもそもLINEとは

会話形式で多彩なスタンプを使って感情を伝えられるなど、若い世代を中心に人気のLINE。日本でリリースされたのは、2011年6月のことです。

東日本大震災をきっかけに、「災害時でも簡単に連絡がとれるコミュニケーションアプリ」として開発されました。

サービス開始から1年後の2012年7月には、早くもユーザー数が5000万人に達し、その後も拡大を続け、2016年7月には東証1部に上場を果たします。(その後、2021年3月にZホールディングスグループと経営統合)

LINEをビジネス利用するメリット

今やライフラインの1つと言っても過言でないほどに、広く浸透したLINE。

社内でコミュニケーションを取る際にも、LINEをうまく活用すればメリットがあります。LINEをビジネス利用する3つのメリットについて見ていきましょう。

①簡単な業務連絡が手軽に行える

LINEは、いつどこにいても、スマホから手軽にメッセージの送受信ができます。例えば、

 ●外勤営業の多いメンバーとの短いやり取り

 ●社内メールのアドレスを付与しない派遣社員との連絡

 ●アルバイトなど非正規雇用スタッフのシフト調整 

といったシーンに便利です。

②発信者の心理的ハードルが下がる

わざわざ電話をかけたり、改まってメールを送ったりするほどではないものの、ちょっとした情報共有がしたい時、LINEだと発信者の心理的ハードルが下がります。

例えば、取引先での嬉しい出来事の報告やピンチをフォローしてくれた同僚へのお礼など、声をかけそびれずタイムリーに伝えることが可能です。

③社員同士のコミュニケーションが活発になる

グループ機能を使って複数名でのやりとりがスムーズにできるので、同じ部署やプロジェクトメンバー間のコミュニケーションが活発になります。

かしこまらず気軽に意見交換したり、個人的な相談をし合ったり、プライベートな交流ができます。コロナ禍においては、オンライン飲み会などを開いて親交を深めるといった使い方も可能です。

LINEをビジネス利用するリスク・危険性

手軽で便利なLINEですが、ビジネスで利用するには多くのリスクや危険性をはらんでいます。具体的には次の4つのポイントが挙げられます。

①アカウント管理

LINEをビジネス利用する際に最も危険なのが、情報流出・漏洩です。

特に、プライベート端末をビジネス利用している場合、不正や背任を行う悪意がなくても、不正ログインや「なりすまし」によるアカウント乗っ取りから、本人が全く気付かないうちに情報漏洩を引き起こしてしまうこともあり得ます。

②ライセンス管理

社内メールと異なり、部外者が簡単に登録できてしまうことによるリスクが発生しやすいです。  

・電話帳から自動的に友達登録されてしまう

・退職者がグループチャットに残ったまま放置

・会話ログが退職者の端末に残り続ける

情報流出・漏洩は、企業の信用度を揺るがしかねません。多大な損失を出す恐れがあり、時に会社の存続にかかわりかねない重大な問題となります。

③誤送信

本名以外のニックネーム等でアカウント登録している場合、宛先の選択ミスによる誤送信が起こりやすいです。

④労務管理

勤務時間外や休日にもメッセージの送受信があると、仕事とプライベートの線引きが曖昧になってしまいます。勤務実態を会社が把握できないため、労務管理の面から問題があります。

LINEをビジネス利用するデメリット

では、LINEを会社支給の端末でしか使っていなければ、大丈夫だと言えるでしょうか?

LINEをビジネス利用するには、セキュリティ面でのリスクや危険性以外にも3つのデメリットがあります。

①複数の議題が混ざったやりとりは不向き

LINEはグループごとに会話のやりとりが縦に並ぶため、複数の議題を同時にやりとりしてしまうと、議論がまざり読み返しづらくなります。複数のグループを作ることで解決する方法もありますが、人数が増えるとグループが足りなくなり、グループを作るほどでもない場合の議論のやりとりには不向きです。

②情報の蓄積ができない

LINEの性質上、時間の経過とともに古いメッセージが埋もれてしまいます。

閲覧したタイミングによっては、大量にメッセージを遡らねばならないこともあり、内容の見落としが起こりやすいです。

また、ブレインストーミングのようなアイデア出しなど、LINEで気軽に行えるのは一見メリットのようにも思えますが、後でまとめたり蓄積しておきたい情報にはデメリットとなります。

③「既読スルー」「未読」のストレス

LINEは既読・未読の確認ができるため、既読スルーがしづらくてストレスを感じるという人も少なくありません。ビジネス利用の場合、相手が上司であればなおさらです。

緊急性の高い用件でなければ、頻繁に送られてくるメッセージの通知音もストレスになるでしょう。こうしたストレスが溜まると、仕事へのモチベーション低下や離職率の増加に繋がるリスクが考えられます。

まとめ

LINEのビジネス利用にあたっては、メリット・デメリットの両面を踏まえた上で、導入を検討する必要があります。

手軽にコミュニケーションが取れる利点を活かしつつ、情報漏洩や労務管理のリスクを回避するには、社内専用のビジネスチャットツールを使うのが望ましいと言えます。

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