社内コミュニケーションを活性化させるためのメンター制度とは?

人材と人財

「自社の社内コミュニケーションに課題が有るか」と331社に質問した、HR総研の調査があります。

引用:HR総研「社内コミュニケーション」に関するアンケート調査 結果報告

「大いにそう思う」が23%、「ややそう思う」が53%の結果です。

「課題がある」と考えている割合は76%を占めていることがわかります。

「全くそう思わない」と自信をもっている企業はわずか2%です。

企業規模問わず、社内コミュニケーションに対して課題を感じていることがわかります。

社内コミュニケーションを活性化させる方法はいくつかありますが、その1つとしてメンター制度があります。今回はメンター制度の効果の具体例や実際の運用方法・活用方法についてご紹介していきます。

社内コミュニケーションが取れると、営業成績がアップする

営業職は、それぞれ担当をもち、1人で営業にいくことも多い職種です。

そのため、自分の営業力さえ上がれば、成績も上がると思いがちです。

けれども、1人の人間の経験には、限りがあります。

担当したことのない業種の営業を任せられた際に、一からすべて自分でリサーチ・準備するには時間がかかります。

そのため、

・お客様はどのような課題をかかえているのか

・業種の内部事情

・どういった点に気を付けて商談をするといいのかなど

前もって、今まで担当したことのある人に聞けると、効率も上がります。

また、事前情報を知っておくと、自信をもって営業できるメリットもあります。

営業先にとっては、

・時間短縮

・生産性アップ

・こちらのことを知ってくれているという安心感が生まれるなど

お客様に対してのメリットも、大きいです。

普段から社内コミュニケーションを活性化し、些細なことでも話せる環境が必要です。

営業職は特に、個人よりもチームで戦っていきましょう。

若手、中堅、ベテラン3世代をつなぐメンター制度

社内コミュニケーションに課題を抱えているのであれば、メンター制度を導入してはどうでしょうか。

メンター制度とは、若手、中堅、ベテランの3世代を縦でつなぐ、社内コミュニケーション方法です。

若手、中堅、ベテラン社員をそれぞれ1人ずつ、3人1チームとして組織します。

組み合わせをどのようにするかは、社員の性格やどのような成長を期待するかによって、適切な人選をします。

若手社員が慎重派であれば、中堅社員はがつがつ営業にいく行動派をつけます。

相違する性格の社員が、一緒に仕事をすることで、若手社員に積極性を身につけさせることが目的です。

対照的な2人を組み合わせると、それぞれに不満がでる可能性もあります。

そのため、間を取りまとめるベテラン社員の役割が重要です。

丁寧に仕事をすすめ、経験をもとに双方の話を親身に聞けるベテラン社員を選ぶのも、1つの方法です。

また、なにを意図してメンターを組んでいるのか、チームとしてどのように成長をしたいのかを、ベテラン社員は、社内で共有しましょう。

社員それぞれの個性や、今後の課題などを加味して、人選することがメンター制度では重要です。

メンター制度の活用方法

・仕事の中での疑問点は、まずメンターとなる社員に聞く

・メンターとの関係を深め、悩みを気軽に話せる存在をつくる

・営業担当をメンター社員でくむことで、営業力アップ

・ベテラン社員同士で部下の業務を共有し、組織の生産性アップ

・人の教育をすることは、中堅社員にとって、自己の成長につながる

・日報など、業務内容を共有し、お互いにフィードバックをもらえる

・細部の問題点をお互いに共有でき、ミスを防ぐ

メンター制度を作っただけで終わらせないためには?

メンター制度を作るデメリットから、名ばかりの制度にしないための方法を紹介します。

どう活用し続ければいいのかわからない

具体的な活動内容の共有、その都度やり方を変えることが大切です。

始めはできていたけれども、時間が経つにつれて活用できなくなったということもおこりかねません。

具体的には、

・日々の業務内容をメンターに報告、フィードバックをもらう

上司部下の営業に一緒にいき、他者の営業方法から学ぶ

・朝の業務開始報告を、メンター別にする

・日報に反応できるシステムを使う

1カ月に1回、3人でのミーティングの時間をつくり、メンター制度を機能させていきましょう。

情報共有するための時間がかかる

目的を明確に、共有する場所と時間を決めることで解決します。

どんな内容を、どのように情報共有するのかを決めないと、余計な時間がかかってしまいます。

忙しい中、情報共有の時間をとるので、業務に支障がでることは避けたいものです。

例えば、営業支援システムやチャットツール、オンライン会議ツールなどを活用して、気軽に情報共有できる場所をつくりましょう。

共有する場所と時間を具体的に決めることで、時間を無駄にせず有意義なものにします。

メンター同士が、お互いに合わないと感じてしまう

メンターが、どのようなことを意図して組み合わされているのか、再度伝えること。

または、メンターの組み合わせを変えることも検討しましょう。

時間がたてば解決すると思い、しばらく様子を見ようとすると、関係が悪化することもあります。

話をすることで、双方の誤解が解け、関係が修復できる場合もあります。

どうしても合わないという場合は、一時的に組み合わせを変えることも、1つの方法です。

新たな発見がうまれ、良い方向に向かうことを期待しましょう。

メンター制度を活性化する、日報評価システムMieruno

上記のデメリットを改善するために、日報を共有・評価するシステム導入しましょう。

日報評価システムMierunoは、社員の活動や成果、考えを共有する日報を、最大に活用する経営支援クラウドです。

お互いの仕事の状況が、見えない・見ていない、そして評価につながらないという状況を改善します。

日常業務で気が付いたことや提案など、些細なことでも発信し、ほかの社員は評価スタンプで、お互いに評価しあえます。

人事評価の見える化によって、社員のモチベーションもあがり、時間効率・生産性アップが期待できます。

チームとして、組織全体の成長底上げにも、つながります。

サポートも充実しており、ニーズに合わせた導入が可能です。

社内コミュニケーションが取れない組織はどうなるのか?

コミュニケーションが取れないと、社内環境が悪化するということは、周知のとおりです。

目に見える分かりやすいデメリットだけでなく、直接関係なさそうなことにまで影響を与える可能性もあります。

・退職者増加による人員不足

人員不足によって、社員1人に対しての、仕事量が増えます。

そのため、残業時間の増加・キャパオーバーの仕事量などにより、社員から不満が出てくる可能性もあります。

・業務に関する情報共有がされない

ミスが増え、顧客クレームにもなりかねません。

こまめな報連相が行われず、問題が大きくなってから対処することになる場合があります。

・組織としての目的の共有不足

目標の営業成績などを共有せず、やみくもに仕事していても、飛躍的な成長にはつながりません。考えの共有がないと、チームとしても弱くなります。

・生産性ダウン

社員の目的・方向性・考えがばらばらだと、すべてにおいて時間がかかります。

時間ばかりかかって、成果が少ないということにもなりかねません。

・組織全体が消極的・閉鎖的になる

人とのコミュニケーションがないと、双方の食い違いによるトラブルもおきます。

また、社内の雰囲気も悪くなり、モチベーション低下、社内環境が悪化します。

営業成績アップ・組織としての成長への近道は、社内コミュニケーションの活性化といっても過言ではありません。

社内コミュニケーションの活性化には、システム構築が必須

社内コミュニケーションを活性化させるためには、システムを利用してのきっかけ作りが必要です。

システムをつくらなくても、仕事の中でコミュニケーションは生まれると、年数を重ねた社員ほど、経験から思うかもしれません。

しかし、ITの進歩や飲み会の減少などによって、時代と共にコミュニケーションのきっかけが減っています。

そのため、社内コミュニケーションを取りやすい仕組みを作らないと、うまくいきません。

メンター制度の導入や、経営支援サービスなどの活用がおすすめです。

それぞれの組織にとって最善な方法を見つけ、チームの成長につなげましょう。

Mierunoはこれらの課題を解決できるサービスとなっております。
情報共有・教育・評価・チーム力・経営力の要素が合理的に向上する仕組みを実現。
情報共有・教育・評価・チーム力・経営力。 この複数の要素は、個別の要素、個別のタスクと考えられがちですが実は表裏一体です。 お互いの活動や貢献、思考の深度が見えない・見ていない、そして評価につながらないという実態だとすれば正しい経営をやりづらい状況になります。 Mierunoは日報評価制度をベースとした経営支援クラウドを提供することで、これらの複数の要素が合理的に向上する仕組みを実現します。
人材と人財組織論
Mieruno

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