リモートワークで日報を成功させるために抑えるべきポイント

日報

リモートワークが増える中、顔合わせができないため日報を導入した企業も多いかと思います。

しかし、日報を導入しても、出社して集まっていた時ほどの円滑なコミュニケーションができていないケースもちらほら。

もし今、日報の内容にこんな兆しがあったら危険です。

  • 投稿日が遅れたり、頻度が減る
  • 内容がテンプレート通りで薄い
  • ほとんど誰も返信をしていない。

この状態が続くと、丁寧に日報を書いてくれていた人もモチベーションが下がり、日報が形骸化していきます。

日報はただ書いてもらうだけではうまく運用できません。

そこでここでは、日報を機能させるために抑えるべきポイントを紹介していきます。

日報を導入した目的を全員に共有して明確にする。

日報を導入すると聞かされた現場社員は、次のような疑問や不満を持ちます。

「日報を導入する目的は何だろう?」

「日報じゃないとダメなのかな?」

「日報を書いて監視したいなんてマイクロマネジメントだ!」

「日報なんて書いても誰も見ないし、書く時間がもったいない!」

「日報って何を書けば良いんだろう?書き方がわからない。」

「日報の時間って仕事時間に含まれるのかな?残業代がでるのか気になる。」

実際、日報以外にも朝会や夕会をビデオチャットでする等の方法で解決する場合もあります。

ですが、そうではなく日報にした理由があるはずです。

例えば、以下のようなメリットが挙げられます。

・日報を書くことで、日々振り返る習慣を身に付け、より効果的な行動につなげてほしい。

・時間がない中でも、日報であれば細かいことまで共有してもらえる。結果として、朝会や夕会の時間を短縮できる。

・隙間時間で日報を確認できるため、上司や役員などの時間がない立場にとって助かる。

・全員が必ず書くので、定例で発言するのが苦手な人でも提案ができる場をつくれる。

・あとで他の人の日報を見返せれるようになれば、全社的なボトムアップの成長が期待できる。

事前に現場から疑問がないか確認していないと、狙っていた通りの日報を書いてもらえず、日報の狙いが間違っていたのか、そもそも実行ができていないのかがわからなくなり、次に活かすことができません。

事前に目的を共有し、質問や疑問などがある場合はその場で回答していきましょう。

特に、経営者や上司・先輩のスケジュール上の都合もあるという事を現場社員は知りません。説明して知ってもらうことで、日報について多少面倒だと思っていても留意してもらえます。

その日の行動について細かく書かせすぎない。

日報でよくある間違いが、細かく報告させてしまったり、やったことだけを報告してもらうことです。これをすると、マイクロマネジメントになってしまい、現場のモチベーションが下がります。

そもそも、単純な報告は必要でしょうか?

ネスレもこの記事にあるように、報告書はいらないといっています。

ネスレ社長が「日報」を完全廃止した理由 高岡浩三社長が語る「働き方改革」 (2ページ目)
対して、私が考える破壊的なイノベーションとは「新しい現実」の中で「顧客が抱える問題」を発見し、「解決策」を示すことです。そうして世の中になかった付加価値の高い商品やサービスを生み出す。アワードの応募…

営業であれば訪問件数などの重要指標は日報に書いてもらって良いと思いますが、それ以外はできるだけ「今感じていること」や「今考えていること」「今日の悩み」などを発信してもらうと良いしょう。

悩みは回答をもらえることも多く、議題にあげやすいです。上司も拾いやすくなると思いますので、そう言った内容に絞って、日報を書く時間を取らせないように気をつけましょう。

このようにすることで、自然と日報の内容が書いた人独自の内容になり、読む価値のある内容であったり返信のしやすい日報になります。

反応があることで、日報を書く本人も価値を感じてモチベーションを保つことができます。

忘れずに書いてもらう。時間はかけすぎさせない。

日報を導入してよくある問題が、「書き忘れたので明日書く」。

これが悪化すると、週に1回書く、月に1回となり、書かなくなります。

そうすると日報を廃止するか、全社的に叱咤する時間を設ける必要があり、全員にとって辛い時間になります。

また、毎日の日報に1時間もかけられてしまうとそれも良くありません。業務時間の圧迫につながります。

最初は内容が薄くても、長くて15分以内を基本とするなどの方針も伝え、徐々に改善していきましょう。時間制限を設けることで、自然と要点のみを書くようになり、日報を書く時間の短縮につながります。

できるだけ返信する。もっとも返信を求められるのは上司!時間がないならスタンプだけでも。

上司から返信があれば、部下はモチベーションが上がるもの。毎日返信する必要はありませんが、きちんと返信している、みているというのを示すことが大事です。

日報をみて、それを日々の会話で引き出して話をすることで、「きちんとみてるんだ」というのが伝わります。

ただし、「ダメだしをする」だけの返信はやめましょう。失敗したことを書いても、上司から叩かれるなどの場合は日報を書くのが嫌になる原因です。

できるだけ親身になって話を聞くようにしましょう。

全部に返信していられないという場合は、スタンプだけでもしてみましょう。いろいろなスタンプを使い分けることで、時間をかけずに日報を見て感じたことを伝えることができます。

評価に反映する

「評価に関係なく納得する仕事をする」という人はどちらかと言えばレア人材で、結局のところ多くの人は評価に影響を受けます。

書いても書かなくても評価が変わらないのであれば、書かなくても良いやとなるのは自然です。

良い日報を書けば、これまでピックアップできていなかった人も評価されると現場社員に理解してもらうことで、日報を書くモチベーションアップにもつながります。

まとめ

いかがでしょうか?日報の運用は簡単ではないですが、うまく運用できれば会社の業績向上も期待できます。

既に導入済みの方も、新しく導入予定の方も、日報の仕組みを改善して社員からも喜ばれる、より良い日報制度にいきましょう。

会社をもっと良くしたいあなたへ
情報共有・教育・評価・チーム力・経営力の要素が合理的に向上する仕組みを実現。
情報共有・教育・評価・チーム力・経営力。 この複数の要素は、個別の要素、個別のタスクと考えられがちですが実は表裏一体です。 お互いの活動や貢献、思考の深度が見えない・見ていない、そして評価につながらないという実態だとすれば正しい経営をやりづらい状況になります。 Mierunoは日報評価制度をベースとした経営支援クラウドを提供することで、これらの複数の要素が合理的に向上する仕組みを実現します。
日報
Mieruno
タイトルとURLをコピーしました